Trong các Hội nghị khoa học khi diễn giả báo một nội dung nào đó bằng powerpoint với một mục đích duy nhất là chuyển tải thông tin nhanh nhất và hiệu quả nhất vì thời gian báo cáo đã quy định. Do vậy vấn đề soạn powerpoint và truyền đạt thông tin từ powerpoint trở thành một kỹ năng của người báo cáo. Thế nhưng Thực tế có nhiều sai sót mà người nghe không cách nào lĩnh hội được thông tin, thậm chí không đọc được chữ trong slide, các lỗi thường gặp như:

1. Kiểu và cỡ chữ.

Trong văn bản word thường chọn kiểu chữ có chân Times New Roman cỡ 13-14. Nhưng trong powerpoint thường chọn kiếu chữ không chân, thường kiểu Arial đơn giản là để dễ đọc. Tránh dùng nhiều kiểu chữ trong một slide hay trong nội dung bài báo cáo trừ trường hợp tài liệu trích dẫn bằng file hình ảnh và nhớ ghi nguồn trích dẫn bên dưới. Cỡ chữ phụ thuộc vào:

• Tiêu đề: cỡ 40-50
• Nội dung: cỡ từ 18 trở lên
• Ghi chú, nguồn trích dẫn: cỡ 12-14

2. Số lượng chữ trong một slide.

Văn phong trong poweroint khác với trong word, nghĩa là không cần đầy đủ câu cú mà chỉ cần vài chữ sao cho nêu bật nội dung cần chuyển tải. Thường thì mỗi slide không quá 6 dòng và mỗi dòng không quá 7 chữ. Thực tế nhiều báo cáo viên sao chép hết từ file word sang file poweroint nên đầy chữ trong mỗi slide. Khi báo cáo vì quá nhiều chữ trong mỗi slide và quá nhiều slide nên báo cáo viên chỉ có đọc và đọc nhanh, đọc nhanh đến nỗi không thể đọc nhanh được nữa vì thời gian có hạn. Đọc dàn trải, không trọng tâm từ đầu đền chót, kết quả là người nghe không lĩnh hội được gì nội dung mình báo cáo.

3. Nội dung trong một slide.

Mỗi slide chỉ chuyển tải 01 nội dung, nếu chứa quá nhiều nội dung trong slide người nghe rất khó tiếp nhận. Trường hợp cá biệt chứa hơn 02 nội dung thì thiết kế sao cho mỗi nội dung nằm trong một vị trí khác nhau trong slide.

4. Màu nền và màu chữ.

Rất quan trọng, nhiều báo cáo viên chọn chữ vàng trên nền trắng làm đồng nghiệp không thể đọc được. Màu nền và màu chữ phải tương phản nhau, ví dụ nền màu xanh đậm thì chọn chữ màu trắng hay vàng, nền màu trắng chọn chọn chữ màu đen là thích hợp nhất. Tránh chọn chữ màu đỏ trên nền xanh đậm vì khó đọc.

5. Bảng số liệu.

Đơn giản hoá bảng số liệu, một bảng số liệu nên không quá 04 dòng và 05 cột. Nếu bảng số liệu quá phức tạp không thể đơn giản được thì có thể “Đánh dấu” bằng thay đổi màu nền, màu chữ, tô đậm, bao xung quanh…những số liệu quan trọng mà mình muốn truyền đạt. Nhiều đồng nghiệp bị phê bình vì ghi chú trong bảng số liệu quá nhiều. Nhưng phê bình này chúng ta không tiếp nhận. Phải! không tiếp nhận vì mỗi bảng phải ghi đầy đủ tiêu đề, đơn vị đo lường, ghi chú chữ viết tắt và các số trong bảng là gì: số trung bình, độ lệch chuẩn, tỷ lệ phần trăm…

6. Biểu đồ.

Biểu đồ có cái hay là trực quan, sinh động và thấy được xu hướng phân bố dữ liệu. Nhưng thiết kế biểu đồ phải đơn giản và hiệu quả nhất. Đơn giản nhưng không đơn giản đến nỗi cung cấp thông tin quá nghèo nàn như nam và nữ, có và không, sống và chết… Hiệu quả là khi thiết kế phải suy nghĩ làm sao cho biểu đồ phù hợp với từng dữ liệu thực tế, nêu bật thông tin mình muốn cung cấp và nhất là thể hiện được xu hướng phân bố dữ liệu. Cũng như bảng số liệu biểu đồ phải có tiêu đề, định danh trục hoành, trục tung, ghi chú đầy đủ nếu biểu đồ quá phức tạp.

Đây là sai lầm thường thấy nhất từ đồng nghiệp, do thiếu đầu tư hay chưa biết nên thiết kế biểu đồ sai, xấu, màu mè, không ghi chú thích. Nhiều đồng nghiệp có xu hướng thích mô tả dữ liệu bằng biểu đồ nên làm cho bài báo cáo mất cân đối, đơn điệu và hiệu quả chuyển tải thông tin không cao.

7. Hiệu ứng.

Chức năng của powerpoint là có nhiều hiệu ứng rất đẹp nhất là trên win 7. Nhưng đây chỉ là đơn thuần về mặt kỹ thuật. Nhiều báo cáo mà tôi từng chứng kiến hiệu ứng cả slide, dòng thậm chí cả hiệu ứng âm thanh, làm bài báo cáo nhảy nhót loạn xạ. Trong Hội nghị khoa học nên hết sức tránh vì nó gây phản cảm và có khi mất thời gian.

8. Cuối cùng.

Báo cáo trước Hội nghị khoa học ngoài việc chuyển tải thông tin một cách hiệu quả nhất để chia sẻ cùng đồng nghiệp còn thể hiện tính tôn trọng đồng nghiệp qua cách báo cáo và soạn thảo powerpoint của mình. Do đó nội dung bài báo cáo phải chuẩn bị hết sức cẩn thận. Các lỗi cơ bản nên tránh như sai lỗi chính tả, sắp xếp nội dung không logic, điều chỉnh các bảng số liệu, biểu đồ không cân đối…Một đồng nghiệp của tôi khi báo báo chuyên đề “chẩn đoán và điều trị bệnh sốt xuất huyết Dengue”, bê luôn bài giảng của thầy dạy. Đến khi báo cáo có nhiều nội dung không phù hợp với thực tế thế là bấm qua, bấm qua…Đây là việc làm thể hiện tính lười biếng và thiếu tôn trọng đồng nghiệp, chúng ta nên tránh.